MS Office

• MS - Microsoft – इस कम्पनी की स्थापना अप्रैल 1975 में वाशिंगटन अमेरिका में हुई। इसे बिलगेट्स एवं पॉलएलन द्वारा स्थापित किया गया।
• MS Office – Office कार्य में उपयोग आने वाले एप्लीकेशन सॉफ्टवेयर का एक समूह है जिसे पैकेज और स्यूट भी कहा जा सकता है इसमें कई एप्लीकेशन उपस्थित होते हैं 
• MS Office के निम्न प्रमुख सॉफ्टवेयर हैं-
• MS word, Excel, Power Point, Access, Outlook, Publiser, Link, Onenote etc.
• MS office सर्वप्रथम 1989 में Macos के लिए उपयोग किया गया तथा बाद में इसका उपयोग windows OS के लिए 1990 में शुरू किया गया।
• Office 2007 - 30 जनवरी, 2007
• Office 2010 - 15 जून, 2010
• Office 2013 - 29 जनवरी, 2013
• Office 2016 - 22 सितम्बर, 2015 
• Office 2019 - 24 सितम्बर, 2018 (16.0)
 

MS Word - एमएसवर्ड

· MS Word एप्लीकेशन सॉफ्टवेयर होता है जिसमें वर्ड, लाइन, पैराग्राफ, पेज, डॉक्यूमेन्ट बनाये जाते है।

· MS word को वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर कहा जाता है।

· MS word को निम्न तरीके से शुरू किया जा सकता है।

· Start menu - All programme/all App - MS Office - MS Word

· MS Word को रन मेनू Window+R से चलाने के लिए  Winward.exe से चलाया जा सकता है।

· MS Word के मुख्यवर्जन -MS Word 1997, 2000, 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 है इसका नवीनतम वर्जन 2019 है।

· MS Word में बनायी गयी फाइल को डॉक्यूमेन्ट कहा जाता है। इसमें By default फाइल का नाम Document 1 होता है।

· MS Word 2003 और उससे पहले बनायी गयी फाइल का एक्सटेंशन .doc होता है।

· MS Word 2007 और उसके बाद बनायी गयी फाइल का एक्सटेंशन .docx होता है।

· MS Word में टेम्प्लेट फाइल का एक्सटेंशन Dotx होता है।

· MS Word में मैक्रो फाइल का एक्सटेंशन Docm होता है।

· MS Word में कुल 1 + 7 = 8 Tab होते हैं-

· ऑफिस मेन्यू 2007 में दिखाई देता है।

A. File/Office

B. Home

C. Insert

D. Page Layout

E. References

F. Mailings

G. Review

H. View

A. फाइल  टैब (File Tab)

Save (सेव) - Ctrl + s वर्तमान फाइल को सुरक्षित स्टोर करने के लिए

Save as (सेवएज) - Shift + F12 अलग फार्मेट में सेव करने के लिए, अन्य स्थान पर या अन्य नाम से सुरक्षित करने के लिए

Open (ओपन)-  Ctrl + O पहले से बनी हुई फाइल को देखने के लिए

Close (क्लोज)- वर्तमान डॉक्यूमेंट से बाहर आने के लिए

Info – वर्तमान डॉक्यूमेंट की सूचना देने एवं पासवर्ड आदि के लिए

Recent – हाल ही में उपयोग ली गई फाइल की लिस्ट को देखने के लिए

New Ctrl + N – नयी डॉक्यूमेंट फाइल बनाने के लिए

Print -  Ctrl + P डॉक्यूमेंट को प्रिन्ट करने के लिए

Exit -  Alter + F4 MS word एप्लीकेशन से बाहर आने के लिए

B. Home Tab

1.   Clipboard

User द्वारा Cut या Copy किया गया Data जब तक Paste नहीं किया जाता तब तक Clipboard में Save रहता है। Clipboard में 24 Objects Save रह सकते हैं।

Cut (Ctrl+X) :- Select किये गए Data को Cut करने के लिए अर्थात् अपने स्थान से हटाने के लिए

Copy (Ctrl+C): - Select किये गए Data को Copy करने के लिए।

Paste (Ctrl+V):- Cut या Copy किये गये Data को Paste करने के लिए।

Format Painter (Ctrl+Shift+C):- Document में किसी Data पर Apply की गई Formatting को Copy कर दूसरे Data पर Apply करने के लिए Format Painter का Use किया जाता है। Format Painter पर Click करते ही माउस का प्वांइटर पेंट ब्रश में बदल जाता है।

2.  Font (Ctrl+D)

· MS-Word में फाइल का By Default Font Calibri होता है। जिसका by Default Font Size 11 होता है।

· Font Size को Points में मापा जाता है।

· MS-Word में Minimum Font Size 01 Point & Maximum Font Size 1638 Point होता है।

· Format Tool Bar Minimum Font Size 08 Point & Maximum Font Size 72 Point होता है।

· किसी भी Font के Size को 0.5 तक बढ़ा सकते हैं।

Font Style -

MS-Word में Font Style चार होते है जो :

Regular :- इससे Text Regular format में लिया जाता है।

Bold :- इससे Text bold (गहरा) लिखा जाता है।

Italic :- इससे Text तिरछा लिखा जाता है।

Bold/Italic :- इससे Text तिरछा और गहरा एक साथ लिखा जाता है।

  Font Effect निम्नलिखित होते हैं :

1. Subscript (Ctrl+=) - Selected Text को Bottom में लगाना

Example :- 50₄

2. Superscript (Ctrl+Shift++) - Selected Text को Top में लगाना 

Example : 50⁴

3. Strikethrough - Text के बीच में से Single line में देने के लिए। जैसे-(Chetan)

4. Double Strikethrough - Text के बीच में से Double line में देने के लिए। जैसे-(Chetan)

5. Emboss     

6. Engrave       

7. All Caps       

8. All Small       

9. Shadow       

10. Hidden

11. Outline       

Letter Case :-

MS-Word में Letter Case 5 प्रकार के होते हैं।

1. Sentence Case :- इससे पूरे Sentence का पहला Character Capital और अन्य सभी Small हो जाते हैं।

2. lower Case :- इससे सभी Character Small हो जाते हैं।

3. UPPER CASE :- इससे सभी Character Capital हो जाते हैं।

4. tOGGLE cASE :- इससे प्रत्येक Word का पहला Character Small और अन्य सभी Capital हो जाते हैं।

5. Capitalize Each Word :- इससे प्रत्येक Word का पहला Character Capital और अन्य सभी Small होते हैं। Scaling :- MS-Word में पेज जैसा Softcopy में है वैसा ही Hardcopy में दिखाई देवें इसके लिए स्केंलिंग का प्रयोग किया जाता है।

Scaling Hardcopy के लिए use की जाती है।

MS-Word में By Default Scaling 100% होती है।

Kerning - MS-Word Text Visual Approach (दृश्य दृष्टिकोण) के लिए Kerning का Use किया जाता है

Character Spacing :- दो Character के बीच के Space को Character Spacing कहा जाता है। यह तीन प्रकार के होते है:

Normal = 0 Point

Condensed = 0 Point (ABC)

Expended = (A, B. C) | Point

3.  Paragraph :

Bullet :- Text के आगे गोला, तीर एवं निशान लगाने के लिए इसका उपयोग किया जाता है।

Numbering :- Text के आगे नम्बर या अक्षर लगाने के लिए इसका उपयोग किया जाता है। जैसे :- 1,2,a,b

Multilevel list :- list के अंदर लिस्ट बनाने के लिए

Indent :- Paragraph को Indent करने के लिए इसका उपयोग किया जाता है ये दो प्रकार के होते है Left Indent और Right Indent

Sort :- डेटा को आरोही व अवरोही क्रम में व्यवस्थित करने के लिए एवं Sort करने के लिए इसका उपयोग किया जाता है। Sorting दो प्रकार की होती है A to Z और Z to A.

Alignment :- MS-Word में Alignment  4 type के होते है Left, Center, Right, Justify

 Ms-Word में By Default Text Alignment Left होता है।

By Default Text Horizontal Alignment Left होता है।

Line Spacing :- प्रत्येक Line के बीच छोड़े जाने वाले Space को Line Spacing कहा जाता है। By default Line spacing 1.15 होती है।

Ctrl+1 से single line Space

Ctrl+2 से Double line Space

Ctrl+5 से 1.5 line Space

Tab :- इसका उपयोग Cursor को निश्चित स्थान पर रोकने के लिए किया जाता है।

4.  Styles

Text के Style को Change करने के लिए इसका उपयोग किया जाता है।

5.  Editing

Find (Ctrl+F):- Document में किसी Text को ढूंढने के लिए Find का उपयोग किया जाता है।

Replace (Ctrl+H):- Find किये गए Text को किसी अन्य में बदलने के लिए Replace का उपयोग किया जाता है।

Go to (Ctrl+G/F5):- MS Word के सीधे Page, Section, Line, Bookmark, Heading आदि पर जाने के लिए इसका उपयोग किया जाता है।

Select :- MS-Word में इसका उपयोग तीन तरह से किया जा सकता है

1. Select All (Ctrl+A) :- पूरे Text को एक साथ Select करने के लिए।

2. Select Objects :- Objects (Picture, Shape Clipart) को select करने के लिए।

3. Select text with similar formatting

C.  Insert Tab

1.  Pages

Cover Page :- Fully Formatted Page Insert करने के लिए इसका उपयोग किया जाता है।

Blank Page :- Cursor के स्थान पर Blank page insert करने के लिए।

Page Break :- Cursor के स्थान से Page को अलग (Break) करने के लिए।

2.  Tables

Document में Table draw करने के लिए इसका उपयोग किया जाता है। एक Table में अधिकतम 32767 Row और 63 Column हो सकते है।

3.  Illustrations

Picture:- Document में Picture insert करने के लिए इसका उपयोग किया जाता है।

Clip art:- Document में Picture, sound. movie आदि को insert करने के लिए इसका उपयोग किया जाता है।

Shapes:- Document में अलग-अलग प्रकार की आकृति insert करने के लिए इसका उपयोग किया जाता है।

Smart art :- Document में Hierarchy बनाने के लिए इसका उपयोग किया जाता है।

Chart F11– चार्ट बनाने के लिए इसका उपयोग किया जाता है।

4.  Links

Hyperlink (Ctrl+K) :- Document का किसी Web Page, Mail, picture से link create करने के लिए इसका use किया जाता है।

· जिस Text पर Link create होता है वह Blue color में दिखाई देता है।

· Hyperlink Text को Touch करते ही Mouse का Pointer Handshape में Change हो जाता है।

Book Mark :- Document में किसी Specific Area (विशिष्ट क्षेत्र) को Soft Copy में Assign करने के लिए Bookmark का use किया जाता है। Bookmark के नाम को अधिकतम 40 Character तक लिख सकते है।

5.  Header & Footer

Header :- Document के ऊपर की ओर Text print करने के लिए Header का use किया जाता है। Header का By Default मार्जिन 0.5 inch होता है। इसे कम या ज्यादा भी कर सकते है।

Footer :- Page के Bottom में कोई टेक्स्ट print करने के लिए Footer का use किया जाता है। Footer का By Default Bottom Margin 0.5 inch होता है।

Page number :- Document में प्रत्येक पेज पर नम्बर लगाने के लिए इसका उपयोग किया जाता है।

6.  Text

Text box :- Document Preformatted Text box insert करने के लिए इसका उपयोग किया जाता है।

Word Art – Document में Decorative Text insert करने के लिए इसका उपयोग किया जाता है।

Drop cap :- MS-Word में किसी Paragraph के पहले Character को Special प्रदर्शित करने के लिए Drop cap का उपयोग किया जाता है।

Drop cap को दो Position में लगाया जा सकता है

1) Dropped

2) In Margin

Drop Cap को हटाने के लिए None का उपयोग किया जाता है।

Drop Cap by Default 3 lines का होता है। Drop Cap Minimum 1 Line से Maximum 10 Lines तक लगा सकते है।

Signature Line :- Document में Signature वाले स्थान पर Signature Line insert करने के लिए इसका उपयोग किया जाता है और इससे Digital Signature भी insert किया जा सकता है।

Date & Time :- Document में Cursor की Current Location पर Date & Time insert करने के लिए इसका उपयोग किया जाता है।

Object :-MS-Word की फाइल में किसी अन्य प्रोग्राम को Use करने के लिए इसका उपयोग किया जाता है। जैसे :- MS-Word की file में MS-Excel का उपयोग करना।

7.   Symbols

Equation – Document में Mathematical equation insert करने के लिए इसका उपयोग किया जाता है।

Symbol - Document में Special Character insert करने के लिए इसका उपयोग किया जाता है जैसे : ©, ®, k&

D.  Page Layout Tab

1.  Themes

  Document के design को बदलने के लिए इसका उपयोग किया जाता है। जैसे Font colour/effect/style etc. आदि को एक साथ बदलने के लिए।

2.  Page Setup

Margin :- MS-Word में पेज के चारों ओर एक निश्चित स्थान (Space) छोड़ने के लिए Margin का उपयोग किया जाता है और ये चार प्रकार के होते हैं – Left, Right, Top, Bottom

Book Binding के लिए Gutter margin Use किया जाता है ये दो प्रकार के होते है Left or Top.

Gutter margin By default Left होता है और इसकी Position 0" inch होती है।

Orientation –MS-Word में By Default Page Orientation Portrait होता है।

MS-Word में Page Orientation दो प्रकार के होते हैं -Portrait और Landscape

Size - MS-Word में बनाई गयी फाईल का By Default Page Letter होता है, जिसका Size 8.5×11" होता है और इसको अलग-अलग प्रकार के Page size में बदल सकते है जैसे legal, A4 etc

Column :- Document के Text को दो या दो से अधिक Column में विभाजित करने के लिए इसका उपयोग किया जाता है।

Breaks :- Cursor के स्थान से पेज को अलग करने के लिए इसका उपयोग किया जाता है।

Line Number :

MS-Word में पेज की प्रत्येक लाइन के आगे नम्बर लगाने के लिए Line number का उपयोग किया जाता है-

By default Line number = None

Line Number का उपयोग निम्न पाँच तरह से किया जा सकता है-

1) None :- Document में लगे लाइन नम्बर को हटाने के लिए इसका उपयोग किया जाता है।

2) Continuous :-Document के शुरू से अंत तक लगातार प्रत्येक लाईन के आगे नम्बर लगाने के लिए इसका उपयोग किया जाता है।

3) Restart each page :-प्रत्येक पेज पर लाइन नम्बर पुनः आरम्भ करने के लिए इसका उपयोग किया जाता है।

4) Restart each section :- प्रत्येक Page Break के बाद लाइन नम्बर पुनः आरम्भ करने के लिए इसका उपयोग किया जाता है।

5) Suppress for current paragraph :- Current (वर्तमान) Paragraph को छोड़कर अन्य सभी पैराग्राफ की लाइनों पर नम्बर लगाने के लिए इसका उपयोग किया जाता है।

Hyphenation :- MS-Word Hyphenation किसी भी Word को तोड़कर दूसरी Line में भेजने के लिए Hyphenation का Use किया जाता है। Hyphenation dash symbol) से प्रदर्शित होता है।

3.  Page  Background

Water mark :- Ms-word document में लिखे Text के पीछे transparent (पारदर्शी) Text देने के लिए watermark का Use किया जाता है।

Page Colour :- Document Page Colour को बदलने के लिए इसका उपयोग किया जाता है ।

Page Borders :- Page के चारों ओर Border लगाने के लिए इसका उपयोग किया जाता है। Border को Text, Paragraph और Page पर भी लगाया जा सकता है।

4.  Paragraph

Indent :- Paragraph को Indent करने के लिए इसका उपयोग किया जाता हैं ये दो प्रकार के होते है। Left      Indent और Right Indent

Spacing :- दो Paragraph के बीच के Space को कम या ज्यादा करने के लिए इसका उपयोग किया जाता है और ये दो प्रकार के होते हैं Before और After

5.   Arrange

Position :- पेज पर चयनित object को position करने के लिए ।

Align :- मल्टीपल चयनित ऑब्जेक्ट के किनारों को  Align करता है।

E.References

1. Table of contents

  Add Text:- इसके द्वारा सलेक्टेड टेक्स्ट को लेवल अनुसार हैडिंग और सब-हैडिंग बनाते है।

  Table of contents:- इस ऑप्शन से हैडिंग और सब-हैडिंग्स की इंडेक्स टेबल बनायी जाती हैं।

  Update Table:- इस ऑप्शन से इंडेक्स टेबल अपडेट करते है।

2.  Footnote :- Footnote का Use Page के Bottom में Reference देने के लिए किया जाता है।

End Note :- End Note का Use Document के अंत में Reference देने के लिए होता है।

3.  Citation And Bibliography

Insert Citations:- इस ऑप्शन से फाइल बुक, मैग्ज़ीन, आर्टिकल, आर्ट आदि का सिटेशन लिखने के लिए किया जाता है।

Bibliography:- इस ऑप्शन से सिटेशन की बिबलियोग्राफी फाइल देखने के लिए करते है।

4.  Captions :- Document में Insert या Add किये गए Picture को नाम देने के लिए इसका उपयोग किया जाता है।

5.  Index :- Mark Entry (Alt+shift+x)

6.  Table Authorities:- Mark Citation (Alt+shift+l)

F.  Mailings Tub :-

1.  Create :-

Envelops :- लिफाफा बनाने व प्रिंट करने के लिए इसका उपयोग किया जाता है।

Labels :- लेबल बनाने व लेबल को लिफाफे पर प्रिंट करने के लिए इसका उपयोग किया जाता है।

2.  Start Mail Merge :-

-  एक ही Mail को एक से अधिक लोगों को एक साथ भेजने के लिए इसका उपयोग किया जाता है।

G.  Review Tab

1.  Proofing :-

Spelling & Grammar :- (F7)

-  Document में लिखी गई Spelling & Grammar की अशुद्धि को जाँचने के लिए इसका उपयोग किया जाता है।

Red Line :-

-  MS-Word में Spell Mistake (वर्तनी अशुद्धि) Or Computer Dictionary से बाहर के शब्द लिखे जाने पर शब्द के नीचे लाल लाइन स्वत: ही लग जाती है।

Green Line :-

-  MS-Word में Grammatical Mistake (व्याकरण संबंधी अशुद्धि) होने पर पूरे वाक्य में नीचे हरी लाइन स्वत: ही लग जाती है।

Blue Line :-

-  MS-Word में Contextual Mistake (प्रासंगिक अशुद्धि) होने पर शब्द के नीचे नीली लाइन स्वत: ही लग जाती है।

  उपर्युक्त तीनों Error केवल Soft copy में zigzag format में दिखाई देती है।

Research :- (Alt+click)

-  शब्दांश के लिए इसका उपयोग किया जाता है।

Thesaurus थॉयसोरस :- (shift+F7)

-  Document में लिखे शब्द के Synonyms and Antonyms (पर्यायवाची या समानार्थी और विलोम या विपरीत) शब्द के लिए इसका उपयोग किया जाता है।

Translate :-

-  Document के Data को किसी अन्य भाषा में बदलने के लिए इसका उपयोग किया जाता है।

Word Count :- (ctrl+shift+G)

-  इससे Document में मौजूद Page, Word, Character, Paragraph, Line आदि की संख्या का पता लगाया जा सकता है।

2.   comments:- इसमें New Comments, Delete, Previous एवं next comments के ऑप्शन है।

3.   Tracking:-

Track Change (ctrl+shift+E)

इस ऑप्शन को एक्टीवेट करने के बाद फाइल में होने वाले बदलाव का पता चल जाता है।

Balloons :-

-  इससे Comment को अलग-अलग प्रकार से दर्शाया जा सकता है। ये तीन प्रकार के होते हैं-

1. Show Revision in Balloons

2. Show All Revisions inline

3. Show only comments and Formatting in Balloons

4.  changes:-

Accept :-Track change  ऑप्शन Activate करने के बाद फाइल में किये गए बदलाव को फाइल परमानेंट रखने के लिए, Changes को Accept करते है।

Reject :- Track change ऑप्शन Activate करने के बाद फाइल से परमानेंट हटाने के लिए Changes  को Reject करते है।

5.  Compare :- अलग-अलग Version के Document को Compare करने के लिए इसका उपयोग किया जाता है।

6.  Protect :-

Protect Document :-

-  MS-Word की File को Protect (सुरक्षित) करने के लिए इसका उपयोग किया जाता है।

H. View Tab

1.Document View

Print Layout :-

-  Document को Design और Document की Soft Copy के जैसे ही Hard Copy में देखने के लिए।

Full screen view :-

-  Document की Reading के लिए Text को कम्प्यूटर की Full screen पर देखने के लिए।

Web layout :-

-  Document को Web Format में देखने के लिए।

Outline :-

-  Document के लिखे गये Text को Bullet Format में देखने के लिए।

Draft :-

-  Document को Header & Footer के बिना देखने के लिए

2.  Show/Hide

Document को प्रदर्शित या छिपाने के लिए किया जाता है।

3.  Zoom :- Zoom Minimum 10% और Maximum 500% कर सकते हैं।

4.  Window :-

Split Window :-

-  Cursor के स्थान से Window को दो हिस्सों में विभाजित करने के लिए इसका उपयोग किया जाता है तथा जिससे Document के अलग-अलग Section को एक समय में देखा जा सकता है।

New Window :-

-  Current Document जैसा ही दूसरा Document बनाने के लिए New Window का Use किया जाता है।

5.  Macros :-

-  Macro का Use Shortcut Keys की Recording करने के लिए किया जाता है। जो पहले से Shortcut Reserve होती है, उनकी Recording नहीं कर सकती।

SHORTCUTS KEY